La morosidad es uno de los principales obstáculos que enfrentan los administradores, ya que compromete la economía del edificio y complica pagos esenciales como los servicios y el mantenimiento.
1. Deterioro de la liquidez y operatividad: La falta de flujo de caja derivado de la cartera vencida obliga a la administración a tomar decisiones difíciles, como el recorte de servicios comunes o el retraso de mantenimientos críticos. Esta situación impacta negativamente la calidad de vida de los residentes cumplidores y puede generar un círculo vicioso, donde la insatisfacción con los servicios deteriora aún más la voluntad de pago de otros copropietarios.
2. Fractura de la convivencia y el principio de solidaridad: La Ley 675 exige que los reglamentos de PH propendan al establecimiento de relaciones pacíficas, de cooperación y de solidaridad social entre los copropietarios. La morosidad, sin embargo, genera tensiones y conflictos, ya que la comunidad puede verse obligada a aumentar las cuotas de los vecinos cumplidores para compensar la deuda acumulada. Esta fricción erosiona el principio de convivencia pacífica y dificulta la gobernabilidad de la copropiedad.
3. La Importancia del saneamiento contable anual: Al finalizar el ejercicio fiscal, la administración debe presentar un balance saneado. La gestión proactiva de cobro es vital para minimizar la necesidad de provisionar reservas altas por incobrabilidad (deterioro de cartera), un paso contable obligatorio bajo NIIF para deudas de difícil recuperación. Si se presenta una cartera limpia, se facilita la presupuestación correcta del próximo periodo, mientras que una cartera pesada indica ineficacia en la gestión y puede ser motivo de cuestionamiento por parte de la Asamblea.
La estrategia de gestión de morosidad más eficaz es aquella que se centra en la prevención. La cobranza preventiva busca evitar que la deuda se genere en primer lugar , atacando las causas raíz del incumplimiento: la desorganización y la desconfianza. Implementar un modelo sin fricciones es el primer paso para aumentar significativamente la tasa de pagos puntuales.
1. Transparencia financiera total como fundamento de confianza: La desconfianza sobre el manejo de los recursos es un motor común de la mora pasiva. Para combatirla, la administración debe garantizar que los copropietarios perciban que sus recursos se manejan con claridad y responsabilidad, fomentando un ambiente de colaboración. Esto se logra mediante la transparencia financiera: los propietarios deben tener acceso inmediato y digital a la ejecución presupuestaria, la revisión de gastos comunes y la clara separación de fondos (ordinarios, extraordinarios, de reserva).
2. Acceso digital y autogestión 24/7: Es crucial reducir la dependencia del administrador para solicitudes básicas. Cuando los propietarios pueden ver su saldo, descargar comprobantes y revisar gastos sin intermediarios, el nivel de cumplimiento mejora sustancialmente. Una plataforma digital permite este acceso continuo a la documentación, lo que a su vez genera confianza y mejora el compromiso de pago.
La cobranza preventiva implica establecer recordatorios y seguimientos antes de que el pago venza, manteniendo al deudor informado y consciente de su obligación.
1. La filosofía del "Día -5": Se deben programar notificaciones automáticas varios días antes de la fecha límite. Esta acción se enfoca en aquellos propietarios que no pagan simplemente por olvido o desorganización, atacando la deuda antes de que se formalice.
2. Comunicación multicanal eficiente: La comunicación debe ser activa y multicanal. Los recordatorios pueden enviarse a través de correo electrónico, mensajes de texto, o notificaciones push si se utiliza una aplicación de gestión. Un recordatorio de pago efectivo debe ser claro y directo, incluyendo siempre: el nombre de la empresa, la información de contacto, el saldo total adeudado, la fecha de vencimiento y, de manera indispensable, la factura adjunta y los enlaces directos para facilitar al máximo el pago (ej. botón PSE). La estrategia digital no solo agiliza el proceso de cobro, sino que también ayuda a evitar malentendidos y excusas por desconocimiento.
Más allá de la transparencia y la comunicación, el uso de incentivos puede motivar la conducta deseada y es una estrategia de recuperación menos costosa que el litigio.
1. Bonificaciones por pago anticipado: Ofrecer un pequeño incentivo, como un descuento o bonificación (ej., 5%) por el pago anticipado o puntual, puede marcar una diferencia notable en la liquidez mensual.
2. Reconocimiento y beneficios exclusivos: Estrategias menos directas incluyen la realización de sorteos o el ofrecimiento de beneficios exclusivos (como el uso prioritario de ciertas áreas) para aquellos copropietarios que se encuentran consistentemente al día con sus obligaciones financieras. Esto fomenta la cooperación social al premiar a los cumplidores y motiva a los rezagados.
La inversión en la automatización de estos procesos no solo reduce la fricción en el pago, sino que también genera un retorno financiero. Plataformas que automatizan la cobranza pueden reducir drásticamente las horas dedicadas por la administración a estas tareas (se han documentado reducciones de 28 a 6 horas por mes) y aumentar significativamente la tasa de cobros puntuales (ej., del 62% al 91%). Este aumento de liquidez a corto plazo fortalece la estabilidad financiera de la PH y disminuye la dependencia de créditos externos.
Una vez que la mora se ha generado, es imperativo que la administración actúe de inmediato bajo un protocolo claro y estricto. La inacción o la tardanza en el cobro deterioran la cartera y complican la recuperación futura.
La regla de oro para la administración de cartera es cobrar tan pronto como el propietario o tenedor entra en mora. Esperar más allá del primer día de vencimiento aumenta el riesgo de que la deuda se convierta en incobrable.
1. Establecer una política de cobranzas clara: Todo consorcio debe tener un protocolo de cobranzas bien definido, que establezca cuándo se considera moroso a un propietario, qué plazos se otorgan para la regularización y qué acciones específicas se tomarán (intereses, intimación, acciones legales). La mera existencia de este marco escrito y comunicado de forma efectiva reduce los niveles de morosidad porque establece consecuencias claras desde el inicio.
2. Automatización del seguimiento de deudas: La eficiencia se logra digitalizando la gestión. Un sistema de administración debe proveer listados actualizados de deudores y avisos automáticos que escalan según la antigüedad de la deuda. Esto evita la dependencia de planillas manuales y garantiza que la administración tenga un historial detallado y preciso por unidad funcional, lo cual es esencial si el cobro debe pasar a la vía pre-jurídica.
La ley colombiana es explícita respecto a las penalidades por el incumplimiento en el pago de las expensas.
1. Tasa legal mandataria y causación automática: El retardo en el cumplimiento del pago de la cuota de administración causará intereses de mora. Estos intereses serán equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente (IBC) certificado por la Superintendencia Financiera. Es importante destacar que la Asamblea General de Copropietarios está facultada para definir una tasa inferior si así lo desea, pero bajo ninguna circunstancia puede superar el límite legal. Los intereses se generan automáticamente desde el primer día de mora (el día siguiente al vencimiento de la cuota), sin que sea necesario el envío de una notificación adicional.
2. La necesidad de precisión diaria: Es fundamental que el cálculo de estos intereses sea rigurosamente preciso. La mora se calcula a partir del día 1 del mes siguiente a la causa de la cuota y hasta la fecha efectiva del pago. Es obligatorio calcular el cobro exclusivamente por los días de mora. Cobrar el mes completo de mora por un retraso de solo días, o aplicar una tasa obsoleta o incorrecta, expone a la copropiedad a que el deudor impugne el monto de la deuda en caso de un proceso judicial (verbal sumario).
La Ley 675 ata el interés de mora a una tasa variable (1.5 veces el IBC). La gestión manual y la actualización de esta tasa variable es compleja y altamente propensa a errores. Si el proceso de cobro se judicializa, el deudor buscará cualquier error para invalidar el título. Por lo tanto, el uso de software con actualizaciones normativas automáticas y cálculo preciso del interés diario según la Superfinanciera no es solo una cuestión de eficiencia, sino un requisito de compliance legal para mitigar el riesgo de impugnación.
Aunque la rigurosidad es necesaria, la administración debe ofrecer canales de negociación para la recuperación de la cartera.
1. Planes de Pago Personalizados (PPR): Una estrategia probada para recuperar deudas de propietarios que enfrentan dificultades temporales es la oferta de planes de pago flexibles y formalizados. Estos planes deben establecer un cronograma claro de abonos y mantener la formalidad de la deuda, facilitando su recuperación.
2. El Uso de la Mediación: En ocasiones, la morosidad está enraizada en conflictos internos o desacuerdos sobre los coeficientes de copropiedad (como el debate sobre si un copropietario en el primer piso debe pagar cuota de ascensor ) o la justificación de cuotas extraordinarias. En estos casos, un administrador experimentado puede actuar como mediador imparcial o derivar el caso a un servicio de mediación homologado para resolver el conflicto de fondo y lograr un acuerdo de pago formal.
A continuación, se presenta un protocolo cronometrado que detalla las fases de acción, priorizando la inmediatez y la formalización.
La tercera estrategia se activa cuando la morosidad persiste más allá de la negociación. Consiste en ejercer las facultades coercitivas que la Ley 675 otorga a la persona jurídica para forzar el cumplimiento, siendo esta la acción definitiva para sanear la cartera pesada antes del cierre fiscal.
El paso de la cobranza persuasiva al cobro judicial requiere la formalización de la deuda como un título ejecutivo, lo cual es la herramienta legal más poderosa de la PH.
1. Requisitos para el título ejecutivo: La certificación de la deuda emitida por el administrador de la PH, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos en el reglamento y la ley, constituye por sí misma un Título Ejecutivo. Este documento es esencial para iniciar el proceso de cobro judicial.
2. La necesidad de la automatización en la emisión: Para que el título ejecutivo sea inatacable en un proceso judicial, la precisión en los datos (monto, intereses, antigüedad) es crucial. Las plataformas de gestión modernas automatizan la creación y el envío de cartas pre-jurídicas, asegurando que se cumplan todos los requisitos formales. Esta automatización es especialmente valiosa para administraciones que manejan un alto volumen de notificaciones (ej. 500 a 1000 registros), ya que optimiza el proceso, reduce el tiempo y minimiza errores operativos que podrían invalidar el título en la corte.
El cierre de año se caracteriza por la convocatoria a la Asamblea General. Este es el momento donde las restricciones legales a los morosos se vuelven más visibles y efectivas como medida de presión.
1. Restricción del derecho a voto: Una de las sanciones más importantes que establece la Ley 675 es la pérdida del derecho a votar en la Asamblea General de Copropietarios para aquellos propietarios que se encuentran en mora. Esta es una medida clave para garantizar que las decisiones financieras críticas, como la aprobación de presupuestos y cuotas, sean tomadas por quienes han cumplido con sus obligaciones.
2. Manejo preciso del quórum de asistencia: Aunque el propietario moroso pierde su derecho a voto, no pierde su calidad de propietario. Por lo tanto, debe ser contado para establecer el cuórum de asistencia necesario para iniciar válidamente la asamblea. Contar a los morosos para el cuórum, pero excluirlos de las votaciones, es una situación delicada. Si la administración no maneja esta distinción a detalle en el manual de asamblea y en el registro de asistentes, existe un riesgo significativo de que las decisiones tomadas (incluyendo la ratificación de acciones judiciales de cobro) sean impugnadas legalmente por vicios de procedimiento.
3. Restricción de uso de bienes comunes no esenciales: La Ley 675 de 2001 también prevé otras restricciones para presionar el cumplimiento pecuniario. La administración está facultada para restringir el uso y goce de bienes comunes que no sean esenciales (por ejemplo, el salón social, la piscina o las zonas deportivas), siempre y cuando esta restricción esté debidamente consagrada en el reglamento de Propiedad Horizontal. Esta medida es un poderoso disuasivo, ya que afecta directamente la calidad de vida y el disfrute de las instalaciones que se pagan con las cuotas.
La correcta aplicación de estas restricciones requiere de herramientas tecnológicas que clasifiquen y contabilicen a los propietarios de forma automática. El software de administración debe garantizar que la clasificación de morosos y el cálculo del cuórum se realicen de manera inobjetable y conforme al Artículo 37 de la Ley 675.
El fin de año no es solo un plazo para la recuperación de caja, sino también un momento crucial para el saneamiento contable de la cartera, una tarea que impacta directamente la presentación de los estados financieros a la Asamblea.
Antes de cerrar el ejercicio, el administrador debe realizar una depuración exhaustiva de la cartera para identificar las deudas que tienen pocas probabilidades de ser recuperadas.
1. Clasificación por antigüedad: El uso de software de gestión de cartera permite clasificar los saldos por tramos de antigüedad (ej. 30, 90, 180 días, y más de un año). Esta trazabilidad es fundamental para tomar decisiones informadas.
2. Proceso de saneamiento documentado: Las deudas consideradas de difícil cobro o que han agotado todas las instancias pre-jurídicas deben pasar por un proceso de saneamiento administrativo documentado. Solo después de documentar todos los esfuerzos de cobro se puede proceder a la provisión o castigo contable, lo cual debe hacerse con estricto apego a las políticas de la copropiedad.
Las propiedades horizontales que aplican Estándares Internacionales de Información Financiera (NIIF) tienen la obligación de reconocer el deterioro de cartera.
1. El reconocimiento del deterioro: El deterioro de cartera (o provisión) es un reconocimiento contable de que existen cuentas por cobrar (activos financieros) que tienen una alta probabilidad de no ser recuperadas. Este concepto, analizado por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) , exige que la PH sea prudente en la valoración de sus activos.
2. Impacto en los estados financieros anuales: La provisión de cartera reduce el valor contable de las cuentas por cobrar en el balance, lo cual ofrece a los copropietarios una imagen más realista y prudente de los activos de la copropiedad. Esta es una medida de cumplimiento normativo y de buena gestión financiera. El objetivo directo de la agresiva campaña de cobro de fin de año es precisamente minimizar el monto de este deterioro. Al lograr una mayor recuperación, el administrador presenta un mejor balance y evita que la Asamblea cuestione la ineficacia de la gestión de cobro al inicio del nuevo ejercicio.
La implementación de estrategias de cobranza rigurosas y preventivas, en cumplimiento con la Ley 675, es virtualmente imposible sin el respaldo de la tecnología adecuada. El software de gestión de Propiedad Horizontal transforma las tareas manuales, lentas y propensas a errores, en procesos automáticos, robustos y eficientes.
ComunidadFeliz facilita la industrialización del proceso de cobranza, asegurando que ninguna etapa sea omitida o retrasada por la carga operativa.
1. Flujos de trabajo automatizados y seguimiento: El sistema permite automatizar completamente el seguimiento de deudas, desde la programación de recordatorios de pre-vencimiento hasta el aviso formal de mora. Esto libera al administrador de la gestión tediosa de planillas manuales, permitiendo que el esfuerzo humano se concentre en la negociación de casos complejos o la estrategia legal.
2. Generación de documentos legalmente válidos: La tecnología asegura la formalidad en cada paso. El software automatiza la emisión de notificaciones, incluyendo la creación rápida y eficiente de cartas pre-jurídicas. Este proceso garantiza que la documentación de soporte requerida para convertir la deuda en un Título Ejecutivo esté disponible y sea trazable, facilitando la escalada al cobro judicial.
La tecnología facilita el cumplimiento de la obligación de pago, que es la meta final de la gestión de cartera.
1. Multiplicación de opciones de pago (En adaptación): La integración de la plataforma con pasarelas de pago digital (como el botón PSE en Colombia) ofrece a los propietarios múltiples canales para efectuar el pago de su administración. Esto reduce significativamente la fricción asociada al pago (eliminar la necesidad de visitar una oficina bancaria o depender de horarios limitados).
2. Transparencia y reducción de fricciones: El acceso online y la transparencia de los estados de cuenta, saldos y documentación (puntos esenciales de la Estrategia I) se manejan dentro de la plataforma, fortaleciendo la confianza y la voluntad de pago de los condóminos.
El mayor valor de una herramienta especializada reside en la garantía del compliance normativo.
1. Cálculo de intereses preciso y diario: Dada la complejidad de la tasa de mora (1.5 veces el IBC certificado por la Superfinanciera ), el software calcula automática y diariamente los intereses, aplicando solo la tasa proporcional a los días de mora. Este cálculo automatizado minimiza el riesgo de impugnación legal por errores en la tasa o el periodo de aplicación. Contar con un software que se mantiene al día con las actualizaciones normativas automáticas es crucial para evitar incumplimientos.
2. Gestión de asambleas a prueba de impugnación: Al llegar el momento de la Asamblea Anual, el software clasifica y contabiliza de forma automática a los propietarios según su estado de mora. Esto asegura el cálculo correcto del cuórum de asistencia y la restricción precisa del derecho a voto, garantizando la validez legal de las decisiones tomadas sobre el presupuesto y las finanzas del próximo periodo.
La reducción efectiva de la morosidad antes del cierre de año fiscal requiere una integración disciplinada de tres elementos: prevención tecnológica, aplicación rigurosa de la Ley 675/2001 y saneamiento contable. La administración que implementa una estrategia proactiva y automatizada asegura la liquidez de la copropiedad y fortalece su posición legal ante cualquier eventualidad judicial.
La finalización del año exige acciones urgentes y focalizadas en los deudores crónicos. Este checklist operativo permite a los administradores enfocarse en las tareas que tendrán el mayor impacto en el balance final.
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