La asamblea general de copropietarios es la máxima instancia de decisión en la propiedad horizontal (PH). Su preparación en 2026 es crucial, no solo por obligación legal (Ley 675 de 2001), sino como estrategia para asegurar la salud financiera y la sostenibilidad de la comunidad. Este informe técnico detalla los requisitos y las mejores prácticas que administradores y Consejos de Administración deben implementar para reuniones eficaces y legales.
El estricto cumplimiento de los plazos y formalismos de la convocatoria es la primera defensa contra la impugnación de las decisiones.
La Ley 675 de 2001 exige que la Asamblea General Ordinaria se reúna al menos una vez al año, dentro de los tres (3) meses siguientes al cierre del período presupuestal. Para la gran mayoría de las PH en Colombia, que cierran en diciembre, el plazo máximo e ineludible para la Asamblea Ordinaria de 2026 es el 31 de marzo de 2026. Si el administrador incumple este plazo, la asamblea puede reunirse "por derecho propio" el primer día hábil de abril (martes 1 de abril), lo cual implica una pérdida de control logístico y administrativo para la copropiedad.
La convocatoria debe enviarse con una antelación no inferior a quince (15) días calendario. Es fundamental aplicar la interpretación legal estricta, que dicta que no se deben contabilizar ni el día en que se remite la convocatoria ni el día en que se celebra la asamblea. Esta exclusión garantiza que el copropietario tenga 15 días completos para ejercer su derecho de inspección y estudiar los documentos anexos.
La comunicación debe enviarse a la última dirección registrada por el propietario. Aunque la ley no lo exige como obligatorio, el uso de correo electrónico es altamente recomendado para agilizar y reducir costos , siempre que el copropietario haya registrado y autorizado formalmente esta dirección.
Contenido obligatorio de la convocatoria: Debe incluir la Fecha, la Hora, el Lugar (o Enlace), el Orden del Día detallado , y obligatoriamente, el Listado de Copropietarios Morosos. Se recomienda adjuntar también un formato de poder para delegación.
La asamblea ordinaria aprueba los estados financieros y establece el plan de acción futuro. La transparencia documental es clave para generar confianza y facilitar la aprobación de propuestas.
La asamblea tiene la función primordial de aprobar el presupuesto de ingresos y egresos para la vigencia 2026 y examinar los estados financieros del ejercicio anterior.
Cálculo de incremento de cuotas: La ley no impone un límite máximo al incremento de la cuota de administración. El administrador debe justificar matemáticamente el ajuste, considerando el Índice de Precios al Consumidor (IPC) (cuya variación anual fue de 5,30% en noviembre de 2025 y con proyecciones de cierre en torno al 4,7% - 5,0%) y, fundamentalmente, el incremento del Salario Mínimo Legal Vigente (SMLV), ya que los costos operativos (nómina de vigilancia, aseo) están indexados a este último, el cual frecuentemente supera la tasa de inflación. Una memoria de cálculo detallada que desglose estos costos es vital para obtener el voto favorable de los copropietarios.
Cuotas extraordinarias: La asamblea puede aprobar cuotas extraordinarias para atender necesidades urgentes o imprevistas , las cuales deben estar respaldadas por informes técnicos y propuestas de inversión específicas.
El administrador tiene la obligación de suministrar una serie de documentos para garantizar el derecho de inspección de los copropietarios antes de la asamblea.
Documentos Clave (Ley 222 de 1995, aplicable por remisión):
El uso de plataformas digitales es una buena práctica recomendada para facilitar el acceso fácil y oportuno a esta información sin necesidad de entregar documentos físicos voluminosos, promoviendo la transparencia.
La legislación colombiana (Decreto 176 de 2021 ) permite la celebración de asambleas presenciales, virtuales o mixtas (híbridas), lo que aumenta la participación.
Para que una reunión no presencial sea válida, la plataforma utilizada debe garantizar la seguridad jurídica mediante :
Se deben establecer protocolos estrictos para validar poderes electrónicos. Las cartas poder en formato digital (con firma escaneada) son válidas si el administrador puede validar la identidad del emisor, preferiblemente cruzando con la dirección electrónica de citación. Esto mantiene un registro auditable y mitiga el riesgo de fraude en la representación.
Plan de Contingencia: La logística de una asamblea digital requiere una simulación completa (pruebas de acceso, votación) y un plan ante fallos técnicos. Si el administrador se desconecta, debe haber un protocolo para decretar un cuarto intermedio y citar a una reanudación sin violar la ley.
El presupuesto 2026 debe incluir inversión en PropTech (tecnología para PH), como software de gestión que automatice tareas repetitivas (comunicados, manejo de gastos). Esta digitalización mejora la eficiencia administrativa, impacta positivamente la gestión de cartera y la recaudación de cuotas. La aprobación de una plataforma digital que automatice la redacción, firma y distribución del acta al finalizar la reunión es también una práctica estratégica que agiliza la gestión posterior.
Más allá de las cifras, la agenda 2026 debe enfocarse en la valorización y la sostenibilidad.
La asamblea es el foro para aprobar proyectos de inversión en seguridad (cámaras, accesos controlados y registro de visitantes). Los residentes tienen la obligación de colaborar con estas medidas. La agenda también debe incluir la revisión y ratificación de las normas de convivencia, con discusiones transparentes sobre la aplicación de multas y sanciones por morosidad o incumplimiento.
El administrador debe aprovechar la tendencia de eficiencia energética para proponer inversiones (ej. iluminación LED, sistemas de ahorro de agua). La clave para la aprobación es presentar estas medidas como una inversión de capital con retorno financiero garantizado, demostrando cómo el desembolso inicial se recuperará mediante la reducción de costos operativos y de servicios públicos. Esto transforma una propuesta ambiental en una estrategia de eficiencia económica.
La preparación de las Asambleas de PH de 2026 requiere un rigor legal y una visión estratégica:
Al integrar el cumplimiento normativo con una planificación financiera y tecnológica avanzada, la Propiedad Horizontal estará preparada no solo para celebrar una asamblea legal, sino para construir una comunidad más eficiente, segura y valorizada en 2026.
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