El ABC del Presupuesto Anual en Conjuntos Residenciales: Claves Legales y Financieras

Noviembre es un mes crucial para la administración de la Propiedad Horizontal (P.H.). Es el momento de planificar el futuro financiero, un proceso que culminará con la aprobación del presupuesto anual por parte de la Asamblea de Copropietarios.

Un presupuesto bien elaborado no es solo una hoja de cálculo; es la garantía de la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes de su conjunto. ¿Qué elementos deben incluirse obligatoriamente? ¿Cómo lo exige la Ley 675 de 2001? Y lo más importante: ¿Cómo puede la tecnología asegurar que este proceso sea transparente y legalmente blindado?

Aquí te explicamos los pilares que todo administrador en Colombia debe dominar para el presupuesto del próximo año.

1. Obligaciones Legales: La Ley 675 de 2001 como guía

En Colombia, el presupuesto no es un simple ejercicio de estimación, es un requerimiento legal con reglas claras:

• Elaboración: Según el Artículo 51 de la Ley 675, el Administrador tiene la obligación de elaborar el proyecto de presupuesto anual. Si existe, lo hace en conjunto con el Consejo de Administración para una revisión previa.
• Fondo de Imprevistos: Es obligatorio incluir un recargo no inferior al 1% del presupuesto de gastos comunes destinado al Fondo de Imprevistos. Este fondo debe usarse exclusivamente para atender y cubrir gastos imprevistos y urgentes, blindando al conjunto ante emergencias.
• Aprobación Exclusiva: La Asamblea General de Copropietarios es la única entidad que tiene la función de aprobar o improbar el presupuesto de ingresos y egresos (Art. 37).

2. Ítems Clave: ¿Qué incluir en las expensas comunes?

El presupuesto debe ser realista, detallado y cubrir todas las Expensas Comunes Necesarias, es decir, aquellos gastos requeridos para la seguridad, conservación, mantenimiento y vigilancia de los bienes comunes.

La diferencia crucial: Expensas Necesarias vs. No Necesarias

Un error común es incluir gastos que no benefician al conjunto en general o que no son estrictamente necesarios para su conservación.

• Expensas Comunes No Necesarias: Son gastos que no se requieren para la existencia o seguridad (ej. obras de embellecimiento o mejoras no esenciales). Estas no entran en el presupuesto ordinario. Para financiarlas y ejecutarlas, necesitan la aprobación de una mayoría calificada del 70% de los coeficientes de copropiedad en la Asamblea.
• Gastos Privados: Las reparaciones locativas dentro de un apartamento o local corresponden siempre al propietario o, en casos específicos, al arrendatario.

3. El impacto en los residentes: Propietario vs. Arrendatario

El presupuesto define el monto de la cuota de administración, que afecta directamente a todos los residentes. Sin embargo, existe una diferencia crucial sobre quién debe asumir cada tipo de expensa:

Un presupuesto robusto garantiza la calidad de los servicios; uno insuficiente puede llevar a la morosidad y al deterioro del conjunto, afectando el valor patrimonial de todos.

4. Proceso de aprobación: de la mesa del administrador a la asamblea

El proceso de definición y aprobación exige rigor y transparencia:

1. Elaboración: El Administrador, con el apoyo del contador, construye el proyecto de presupuesto anual (ingresos, egresos y el 1% de Fondo de Imprevistos).
2. Revisión: El Consejo de Administración (si existe) revisa, ajusta y emite un concepto previo.
3. Socialización: El proyecto de presupuesto debe ser un anexo obligatorio en la convocatoria a la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios.
4. Aprobación/Improbación: La Asamblea General vota. El presupuesto se aprueba con mayoría simple de los coeficientes de copropiedad representados. Los residentes propietarios tienen derecho a oponerse y votar en contra, pero el resultado final se rige por las mayorías.

5. ComunidadFeliz.co: rigurosidad contable y ransparencia garantizada

En Colombia, la rigurosidad contable y el cumplimiento normativo son un factor clave de confianza. Plataformas como ComunidadFeliz están diseñadas para blindar legal y financieramente este proceso:

Herramientas para la elaboración y control presupuestal:

• Elaboración y Control Riguroso: La plataforma permite la elaboración detallada del presupuesto y un control estricto de su ejecución, comparando gastos reales vs. gastos presupuestados en tiempo real (control mensual y anual).
• Contabilidad bajo NIIF: Consolidamos las transacciones (cartera, tesorería, proveedores) siguiendo el estándar de las Normas de Información Financiera (NIIF), esencial para la rigurosidad y el cumplimiento legal en Colombia.
• Reportes Financieros: Accede a un catálogo completo de informes de cartera, presupuesto y estados financieros, fundamentales para presentar en el Consejo y la Asamblea.

Transparencia y veeduría para los residentes:

• Portal Residente / App: Cada copropietario tiene acceso 24/7 a su estado de cuenta, recibos y la información financiera del conjunto. Este derecho a la información es el principal mecanismo de veeduría.
• Módulo de Publicaciones: Los administradores pueden enviar la propuesta de presupuesto, informes y actas a los correos de cada residente de manera oportuna, garantizando la socialización previa a la Asamblea.
• Encuestas y Votaciones: Permite hacer consultas anticipadas a la Asamblea sobre proyectos o expensas no necesarias, midiendo el nivel de aceptación de los residentes antes de la votación formal.

En conclusión, el presupuesto es el contrato de servicios de su conjunto. Al usar herramientas que garantizan la precisión financiera y la máxima transparencia, como ComunidadFeliz, el administrador no solo cumple con la Ley, sino que también construye la confianza y la tranquilidad en su Propiedad Horizontal.

Acerca de Comunidad Feliz

Comunidad Feliz es un software para la administración de edificios y conjuntos que permite gestionar las cuotas de administración, comunicación y procesos clave desde una plataforma web y una app móvil.

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