La creación del reglamento de propiedad horizontal (RPH) es una de las tareas más trascendentales que debe emprender una comunidad. Este documento no es simplemente un manual de convivencia, sino el estatuto fundacional que rige la estructura legal, económica y social del edificio o conjunto. En Colombia, este proceso está regido estrictamente por la Ley 675 de 2001, la cual establece requisitos de quórum y formalidades legales que exigen una planificación y ejecución precisas.
Esta guía experta detalla los pasos críticos, los requisitos legales obligatorios y las consideraciones estratégicas necesarias para asegurar que la reforma del RPH cumpla con la normativa colombiana y brinde seguridad jurídica a la copropiedad.
El RPH constituye el documento de mayor jerarquía normativa dentro de una copropiedad. En él se establecen las reglas de uso de los bienes comunes, se definen los derechos y responsabilidades de los copropietarios y residentes, se fijan las prohibiciones y, crucialmente, se regulan las multas y sanciones por incumplimiento de las obligaciones.
En el contexto legal colombiano, la Propiedad Horizontal (PH), una vez constituida legalmente mediante escritura pública e inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (ORIP), da origen a una persona jurídica de naturaleza civil y sin ánimo de lucro. El objeto primordial de esta persona jurídica es la administración correcta y eficaz de los bienes y servicios comunes, la gestión de asuntos de interés común, y el cumplimiento y acatamiento de la ley y el propio reglamento.
Todo Reglamento de Propiedad Horizontal en Colombia debe, por mandato legal, respetar la función social y ecológica de la propiedad, y debe ajustarse rigurosamente a la normatividad urbanística vigente en el municipio o distrito.
La reforma del RPH se vuelve imperativa especialmente para aquellas copropiedades cuyos reglamentos son anteriores a la Ley 675 de 2001. Si un reglamento data de antes de la vigencia de esta ley y no ha sido reformado, se produce un fenómeno legal de incorporación tácita: todas las disposiciones de la Ley 675 de 2001 se entienden incorporadas a ese reglamento. Esto ocurre porque la Ley 675 contiene normas imperativas que prevalecen sobre cualquier disposición interna.
El análisis de esta situación revela que la incorporación tácita, aunque provee un marco legal mínimo, resulta insuficiente para la correcta operación de la PH. La ley establece el marco general (como el límite máximo de las sanciones o el quórum), pero no puede abordar las características y la "idiosincrasia" específica de cada conjunto, como la regulación detallada de las áreas de esparcimiento, los horarios de ruido o el uso de parqueaderos. Por lo tanto, no realizar la reforma deja vacíos cruciales en la regulación interna y en la convivencia, limitando la capacidad de la administración para actuar con certeza.
Además, existe el riesgo legal de que el RPH contenga cláusulas contradictorias con la ley vigente. El parágrafo $1^{\circ}$ del Artículo 5 de la Ley 675 de 2001 establece que cualquier disposición en los reglamentos que vulnere las normas imperativas contenidas en dicha ley se entenderá como no escrita. El desconocimiento de esta realidad puede llevar a que acciones disciplinarias o decisiones administrativas basadas en cláusulas obsoletas sean nulas y fácilmente impugnables judicialmente.
Antes de convocar a la Asamblea General de Propietarios para la aprobación de la reforma, el Consejo de Administración y la Administración deben realizar una fase de diagnóstico exhaustiva y la redacción estratégica del nuevo estatuto.
La planificación comienza con un estudio de títulos del inmueble para confirmar su correcta individualización y verificar la existencia de restricciones o gravámenes, lo cual es fundamental para el proceso notarial y registral subsiguiente. El paso más importante es la revisión del RPH vigente para identificar todas las cláusulas que requieran ajuste o aquellas que resulten contrarias a la Ley 675 de 2001.
Se recomienda, en esta etapa, que la Asamblea de Propietarios (o el Consejo, si tiene las facultades estatutarias) faculte expresamente al administrador para que adelante todos los trámites necesarios, incluyendo el otorgamiento de la escritura pública de reforma, una vez que el nuevo texto haya sido aprobado.
Una reforma bien planeada aprovecha la oportunidad para modernizar el estatuto de convivencia, regulando las fuentes de conflicto contemporáneo que a menudo no estaban previstas en los reglamentos originales:
La Ley 675 de 2001 exige que el RPH contenga, como mínimo, los siguientes elementos esenciales:
La reforma del RPH es una decisión de la máxima jerarquía que corresponde exclusivamente a la Asamblea General de Propietarios.
La convocatoria debe realizarse cumpliendo rigurosamente los requisitos y plazos establecidos en la Ley 675 de 2001 y en el reglamento actual. La reforma del reglamento debe estar incluida de manera expresa en el orden del día, siendo este un requisito indispensable para garantizar la validez de la decisión. Se suele convocar una Asamblea Extraordinaria para abordar este punto, aunque también puede incluirse en la Asamblea Ordinaria si se cumple con la inclusión explícita en el orden del día.
El requisito de aprobación para la modificación del Reglamento de Propiedad Horizontal en Colombia es significativamente estricto.
En contraste con otros regímenes de copropiedad, la Ley 675 de 2001, en su Artículo 46, Numeral 7, exige una Mayoría Calificada para esta decisión fundamental.
La decisión de reformar el reglamento debe tomarse por más del 70% de los coeficientes de copropiedad. Esta es una barrera de entrada elevada, impuesta por el legislador para proteger el estatuto fundamental de la copropiedad y asegurar un alto grado de consenso.
Aunque el quórum deliberatorio (para constituir la sesión) se logra generalmente con la asistencia de la mitad más uno ($50\% + 1$) de los propietarios (calculado sobre los coeficientes de copropiedad totales, salvo que el RPH exija una mayoría superior), el quórum decisorio para aprobar la reforma debe ser el 70% de los coeficientes totales del conjunto, sin importar cuántos propietarios hayan asistido.
El legislador colombiano ha protegido la seriedad de esta decisión limitando las posibilidades de forzar la aprobación. Las decisiones que exigen mayoría calificada (70%), como la reforma del RPH, no pueden tomarse en reuniones de segunda convocatoria, a menos que en esa segunda sesión excepcional se logre obtener, de todas formas, la mayoría exigida del 70% de los coeficientes. Este requisito obliga a los administradores y consejos a implementar estrategias rigurosas de comunicación y participación para alcanzar el umbral necesario en la primera convocatoria.
Una vez que se ha alcanzado la mayoría calificada del 70%, la decisión debe ser documentada. El Acta de Asamblea debe registrar el tipo de reunión, la forma de convocatoria, el orden del día, el nombre y calidad de los asistentes, y los votos emitidos, con la constatación explícita de que se obtuvo el 70% de aprobación.
El acta debe ser verificada y firmada por el presidente y el secretario de la asamblea, así como por un máximo de tres personas designadas para la verificación, en un plazo no superior a 20 días. Posteriormente, debe ser inscrita en el libro de actas y puesta a disposición de todos los copropietarios.
La aprobación en la Asamblea es solo el paso inicial. En Colombia, el proceso de reforma no concluye hasta que se cumplen las formalidades de publicidad y registro, que son las que otorgan la plena validez legal y oponibilidad frente a terceros.
Antes de la asamblea, es crucial que el borrador del nuevo RPH sea revisado por un abogado especializado. Esto garantiza que el contenido se ajuste a la Ley 675 de 2001 y que no existan cláusulas que pudieran ser consideradas nulas de pleno derecho por contradecir la ley.
Asegurar que la convocatoria cumpla con los requisitos legales y que la reforma del RPH sea el punto central del orden del día.
Se debe constatar y documentar en el acta el logro del 70% de los coeficientes de copropiedad para la aprobación.
El acta debe ser redactada, firmada por los verificadores, e inscrita en el libro de actas, cumpliendo con el plazo de 20 días para su verificación.
La Ley colombiana exige que la decisión de reforma sea elevada a Escritura Pública ante Notario.
Para este trámite, se debe presentar el Acta de Asamblea donde consta la aprobación, el certificado de existencia y representación de la PH, y el borrador definitivo del nuevo RPH. Se recomienda, por comodidad administrativa, protocolizar la reforma en la misma Notaría donde reposa el reglamento original.
Una vez otorgada la Escritura Pública, esta debe ser registrada ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (ORIP) correspondiente al domicilio del edificio o conjunto.
Este paso es el que confiere la oponibilidad legal a la reforma y es, desde la perspectiva jurídica, el cierre del proceso. La importancia del registro radica en que otorga seguridad jurídica. En Colombia, las decisiones de la Asamblea que están sujetas a registro (como la modificación del RPH) solo inician su plazo de caducidad (el tiempo que tienen los copropietarios para impugnarlas judicialmente) a partir de la fecha de la inscripción en la ORIP.
Si la reforma es aprobada en Asamblea y protocolizada, pero no se inscribe en la ORIP, queda expuesta a la posibilidad de una impugnación de forma casi indefinida por los propietarios insatisfechos. El registro convierte el acuerdo interno en un estatuto público, blindado y plenamente oponible tanto a los propietarios actuales como a los futuros adquirentes de unidades privadas.
Una de las mayores dificultades en la reforma del RPH es la consecución del quórum del 70%. Es fundamental entender que el modelo colombiano difiere sustancialmente de otros regímenes en cuanto a las opciones de contingencia.
La Ley 675 de 2001 no contempla la figura de la "consulta escrita" como un mecanismo sustituto para la votación con el fin de alcanzar la Mayoría Calificada del 70%, a diferencia de otras legislaciones, como la chilena (Ley 21.442, Art. 15), que sí la permiten.
Dado el alto umbral del 70% de los coeficientes totales, si la Asamblea no logra la aprobación, la única vía que tienen los administradores y consejos es la reintentar nuevas convocatorias, optimizando la participación (a menudo mediante asambleas virtuales o mixtas, si el reglamento lo permite y se garantizan los mecanismos de verificación).
De igual forma, la Ley 675/2001 no faculta al Administrador o a un grupo de copropietarios para recurrir ante un Juez Civil para solicitar que obligue la aprobación de la reforma por no alcanzar el quórum. La ley prioriza la legitimidad y el consenso para la modificación estatutaria, de modo que la falta de quórum se traduce en la imposibilidad de adoptar la decisión.
En estos casos de parálisis por falta de consenso, la comunidad debe optar por acatar la incorporación tácita de las disposiciones de la Ley 675/2001, aunque esto implique la imposibilidad de resolver los problemas de convivencia específicos o la implementación de regulaciones modernas.
Si la Asamblea aprueba la reforma y existe la sospecha o evidencia de que se violaron las disposiciones legales (como el quórum del 70% o el debido proceso) o que el nuevo RPH contraviene la ley imperativa, la decisión puede ser impugnada.
La actualización del Reglamento de Propiedad Horizontal es un acto fundamental de gestión y cumplimiento normativo. No se trata solo de una obligación legal, sino de una oportunidad estratégica para mejorar la convivencia, modernizar la gobernanza de la copropiedad y, crucialmente, prevenir futuros conflictos y litigios.
Un reglamento obsoleto o defectuoso es una fuente de debilidad jurídica. Aunque la Ley 675 de 2001 se incorpora tácitamente, esta incorporación no dota a la comunidad de los instrumentos detallados y adaptados a su realidad que son necesarios para una administración eficiente y para la imposición de sanciones con pleno respeto al debido proceso.
Comunidad Feliz es un software para la administración de edificios y conjuntos que permite gestionar las cuotas de administración, comunicación y procesos clave desde una plataforma web y una app móvil.
Conoce más en ComunidadFeliz.co
